Manual Integração de Sistemas

 

1. Objetivo 

2. Características

3. Configuração do FTP 

4. Exportação de Pedidos e Clientes

4.1 Exemplo

5. Exportar estoque de produtos

5.1 Exemplos

6. Importar Estoque de Produtos

7. Sugestão para Integração de Estoque

8. Importar/Atualizar Produtos

8.1 Exemplo

9. Importação de Dados de Pedidos

9.1 Exemplo

10. Considerações Finais 

 

 

1. Objetivo


A integração de sistemas tem o objetivo de permitir ao lojista a troca de informações entre sua loja virtual e qualquer outro sistema que seja adaptado para receber estes dados.
Muito importante para o gerenciamento do estoque, fazendo com que o estoque da loja virtual sempre seja atualizado com seu sistema local.

 

 

2. Características


Toda a troca de informações será feita via arquivos de texto, enviados para um FTP definido na administração.


Serão possíveis executar as trocas das seguintes informações:

  • Exportação de pedidos e dados do cliente;
  • Importação de dados de pedidos;
  • Exportação de estoque dos produtos;
  • Importação de estoque dos produtos;
  • Importação de produtos.


Na administração da loja deverá ser configurado o servidor de FTP utilizado para a troca de informações, e assim o sistema local também deverá utilizar os mesmos dados.

 

 

3. Configuração do FTP


Em sua administração acesse Configurações > Exp / Imp via FTP. Os dados solicitados devem ser preenchidos para que o sistema possa efetuar a conexão para transferência de dados com seu FTP.

As opções para configuração são:

  • Deseja ativar a exportação de estoque: deixando como SIM haverá a exportação de dados referentes ao estoque para o FTP;
  • Deseja ativar a exportação de pedidos: esta operação define o momento em que os dados dos pedidos serão enviados ao FTP para que seu sistema local possa capturar as informações.
  • Ativar a importação de estoque: o sistema irá monitorar os dados de estoque que forem inseridos no FTP para atualização dos produtos.
  • Servidor de FTP: trata-se do endereço de seu host, ou seja, o endereço de acesso ao seu FTP. · Usuário: usuário de acesso ao FTP.
  • Senha: senha de acesso ao FTP
  • Pasta Inicial: nome da pasta padrão para inserção dos dados. Normalmente a pasta tem o nome WWW ou Httpdocs. Deixando o campo em branco os dados serão inseridos na pasta principal de seu FTP.

Após configuração dos dados basta clicar em Salvar Mudanças. Neste momento o sistema irá efetuar a conexão com seu FTP para verificar se os dados foram inseridos corretamente e, também, criar as pastas necessárias para utilização do sistema automaticamente.

Serão criadas as seguintes pastas:

  • tray (pasta principal)
  • exp_estoque (exportação do estoque)
  • exp_pedidos (exportação de pedidos)
  • imp_pedidos (importação de pedidos)
  • imp_estoque (importação dos estoques)
  • imp_produtos (importação de produtos)

 

 

4. Exportação de Pedidos e Clientes


De acordo com a opção de exportação definida no campo “Deseja ativar a exportação de pedidos” configurado no item 3, os dados serão inseridos na pasta exp_pedidos com as informações sobre o pedido e os dados do cliente.

Para cada pedido, será gravado um arquivo txt, identificado com o número do pedido. Por exemplo, para o pedido 680, será gerado o seguinte arquivo: tray/exp_pedidos/680.txt

Neste arquivo estarão todos os dados do pedido e dados do cliente. Abaixo os dados e seus formatos: 

A partir da linha 31, serão informados os produtos vendidos.

Cada produto será informado em 1 linha, tendo suas informações separadas com uma barra “|”.

Formato: ProdutoVendido:IdProduto|NomeProduto|Preço|Quantidade|Total|IdVariacao|NomeVariacao

 

4.1 Exemplo

  • CodigoPedido: 2028
  • DataPedido: 2007-07-05-15:38
  • LocalVenda: LOJA VIRTUAL
  • Status: AGUARDANDO PAGAMENTO
  • Parceiro: 0
  • IdCliente: 1483
  • NomeCliente: TESTE
  • CpfCliente: 32290669873
  • RgCliente: 545454312345
  • TipoCliente: 0
  • CnpjCliente:
  • IECliente:
  • RazaoSocialCliente:
  • EnderecoCliente: zz
  • BairroCliente: zz
  • ComplementoCliente: zz
  • CidadeCliente: zz
  • EstadoCliente: SP
  • CepCliente: 17514-800
  • EmailCliente: contato@teste.com.br
  • TelefoneCliente: 14 3454-6185
  • SubTotalProdutos: 55.10
  • ValorImpostos: 0.00
  • FreteEscolhido: Encomenda Simples
  • Valor Frete: 8.40
  • ValorPedido: 63.5
  • Data Envio: 0000-00-00
  • CodigoEnvio:
  • CuponDesconto: /0.00
  • FormaPagamento: Depósito Bancário
  • ProdutoVendido: 25|Tranfer ink jet premium a4 100 folhas|55.10|1|55.10

 

5. Exportar estoque de produtos


A exportação dos dados de estoque será feita diariamente nos seguintes horários:

  • A partir 08:30, até que sejam exportados os estoques de todas as lojas que utilizam tal ferramenta;
  • As 12:30 inicia a segundo exportação e segue o mesmo fluxo que a primeira;
  • Novamente as 18:30 é dado início à exportação novamente;
  • E por fim, as 22:30 é iniciada a última exportação;

Aviso: Atente-se de que as exportações começam a partir do horário mencionado acima, ou seja, as exportação dos dados não é feita exatamente no horário, e sim, a partir do horário.

Os dados exportados serão inseridos na pasta exp_estoque do FTP com o nome estoque.txt.

Cada produto será informado em 1 linha, tendo suas informações separadas com uma barra “|”.

Formato:

Produto:IdProduto|NomeProduto|EstoqueAtual|Disponível|Preço|Peso,Peso Cúb |Custo

Caso o produto tenha variações, elas serão exibidas logo abaixo:

Variação:IdProduto|IdVariacao|NomeVariacao|EstoqueAtual|Preço|Peso,Peso Cúb

Assim é possível importar tanto o estoque dos produtos como de suas variações.

* os campos em negrito são opcionais. Caso não enviados, não serão alterados no sistema. Caso omitir algum dos dados, deixe somente a | separando o campo, sem inserir nenhuma informação.

 

5.1 Exemplos


Produto sem variação: Produto:1648|Amor Amor Feminino- 50ml|100|1|0.00|500|8.00

Produto com variação e atualização de todos os dados:

Produto:1648|Amor Amor Feminino- 50ml|100|1|0.00|500|8.00 Variacao:1648|134|Tamanho 100ml |300|230.60|500


Produto com variação e sem alteração de disponibilidade e preço:

Produto:1648|Amor Amor Feminino- 50ml|100|||500| Variacao:1648|134|Tamanho 100ml |300|230.60|500


Produto com variação e sem alteração de preço e peso da variação:

Produto:1648|Amor Amor Feminino- 50ml|100|1|0.00|500|8.00 Variacao:1648|134|Tamanho 100ml |300||

 

 

6. Importar Estoque de Produtos


Uma importante ferramenta na atualização de estoque é a possibilidade de enviar para a loja os dados de estoque referente a algum produto. Haverá verificação de dados nos seguintes horários: 08h00, 12h00, 18h00, 22h00, lembrando que esta verificação segue o mesmo padrão do visto no item 5, onde são iniciadas as importações em cada horário, o que não significa que serão realizadas todas as importações exatamente em cada horário, e sim, a partir de cada horário.

No servidor de FTP deve ser gravado o arquivo na pasta imp_estoque, lugar onde serão armazenados todas as informações sobre os produtos que são importados para a loja. O nome do arquivo poderá ser a data.txt (01-01-2007.txt por exemplo); o sistema irá substituir o nome do arquivo após cada importação efetuada.

Da mesma forma que a exportação, a importação seguirá o seguinte padrão.

Formato: Produto:IdProduto|NomeProduto|EstoqueAtual|Disponível|Preço|Peso,Peso Cúb |Custo

Caso o produto tenha variações, elas serão exibidas logo abaixo: Variação:IdProduto|IdVariacao|NomeVariacao|EstoqueAtual|Preço|Peso,Peso Cúb|PreçoCusto

Para uma melhor eficiência do sistema poderá ser gravado no arquivo somente produtos que tiveram alterações desde a última atualização.

Os exemplos mencionados no item 5.1 podem ser utilizados como ilustração também para os arquivos de importação.

 

7. Sugestão para Integração de Estoque


A cada venda ocorrida na loja virtual, os dados do pedido estarão disponíveis. Assim que o pedido é inserido na loja, seus dados ficam disponíveis no FTP para a integração no sistema local.

Desta forma o sistema da loja virtual já realiza a baixa do estoque, e assim que o sistema local importar o pedido deve também realizar a baixa de acordo com os produtos comprados.

O sistema local pode realizar outras vendas, como vendas no balcão da empresa e via telemarketing. Desta forma, o estoque local seria o estoque atualizado.

Como o software local estará com o estoque correto, é necessário que ele faça a comunicação com a loja virtual para realizar então a alteração do estoque.

Para cada venda local, o software deve gerar um arquivo e enviar para o ftp, com os dados dos produtos que foram vendidos. Assim, o estoque será atualizado somente destes produtos.

 

 

8. Importar/Atualizar Produtos


O sistema também permitirá a publicação de produtos direto do software local. A importação de produtos é feita uma vez ao dia, durante o período noturno. Para cada produto deve ser criado um arquivo txt para que o sistema faça sua inserção e/ou atualização.

Produtos que não possuírem o código, ou o código não existir, serão incluídos com um novo produto. Caso o código seja localizado, os dados serão atualizados.

Os dados devem obedecer os seguintes campos:

Para produtos que possuam variação, as mesmas devem ser enviadas a partir da linha 41 do arquivo, no seguinte formato:

Id_Variacao|Opcao 1|valor 1|Opcao 2|Valor 2|Estoque|Preço|Peso,PesoCubico|PreçoCusto

Caso o produto possua mais de uma variação pode ser criada várias entradas conforme forma acima.

* caso seja enviado peso, peso cúbico ou preço com o valor zero (0) o campo não é atualizado. Se algum dos outros campos não forem enviados (linha em branco), o item referente a linha não sofre alteração.

** Na linha 4 (Preço|Custo) poderá ser enviado o preço de venda e o preço de custo do produto. Caso não utilizar o preço de custo não há necessidade de se enviar este valor.

*** Para as opções NÃO ENVIAR e FRETE GRÁTIS devem ser informadas as opções de frete que não serão utilizadas para o cálculo do frete e as opções com frete grátis, respectivamente. Para obter o nome de uma modalidade de envio, acesse em sua adm EDITAR PRODUTOS e clique para editar algum dos disponíveis. Na guia “Preços”, terá o nome das formas de envio disponíveis em “Opções de Envio”; o nome que será informado nas linhas 24 e 25 do arquivo devem ser exatamente como disponível na adm, com o seguinte formato:

|[forma_envio1]|[forma_envio2]... |[forma_envioN]

Por exemplo, para um produto com frete grátis por Sedex e Encomenda Normal, e não poderá ser enviado por Carta Registrada e Sedex a Cobrar, e; abaixo respectivamente:

|[Sedex]|[Encomenda Normal]

|[Carta Registrada]|[Sedex à Cobrar]


**** Para a opção de parcelamento do produto o formato deverá ser enviado seguindo a especificação:

|forma_pagamento-parcela|forma_pagamento-parcela...|forma_pagamento-parcela

Onde:

  • forma_pagamento: é o nome da forma, de acordo com o disponível em Adm/Configurações/Formas de Pagamento. Ex: Cartão Visa;
  • parcela: será o número máxima de parcelas aceitas para a forma em questão. Caso o valor informado seja 0 (zero), o sistema irá desconsiderar esta forma para o produto.

 

 

8.1 Exemplo

  • 0
  • 106
  • teste importacao
  • 10.00|8.00
  • 1000
  • 1100
  • 100
  • 1
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • Sony
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 111115555
  • ModeloXYZ
  • Ref102030
  • Garantia de 3 meses
  • Em estoque
  • |[Sedex]|[Encomenda Normal]
  • |[Carta Registrada]|[Sedex à Cobrar]
  • |Cartão Visa-6|Pagamento Digital-12|Visa Electron-0
  • 999901|Cor|Branco|||50|10.00|1000,5000
  • 999902|Cor|Preto|||50|10.00|1000

 

9. Importação de Dados de Pedidos

 


O sistema também permitirá a importação de alguns dados dos pedidos. A importação de pedidos é feita quatro vezes ao dia, nos horário: 10h, 13h, 16h e 19h. Para cada pedido deve ser criado um arquivo txt para que o sistema faça sua atualização.

Os dados devem obedecer os seguintes campos:

O campo Código do pedido é obrigatório. Caso não enviado ou não localizado não haverá atualização de dados. O não envio de algum dos demais dados implicará na não atualização do campo correspondente.

* Forma de Pagamento: é o nome da forma, de acordo com o disponível em Adm/Configurações/Formas de Pagamento. Ex: Cartão Visa;

** Para obter o nome de uma modalidade de envio, acesse em sua adm EDITAR PRODUTOS e clique para editar algum dos disponíveis.

Na guia “Preços”, terá o nome das formas de envio disponíveis em “Opções de Envio”.

 

9.1 Exemplo

 

  • 1020
  • Cartão Visa
  • 100.99
  • 08/06/2009
  • Encomenda Normal
  • 15.99
  • 10/06/2009
  • EN123456789BR

Boas vendas!

Equipe Tray.

Gabriel Toribio 
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